Política Tratamiento de datos y Protección de datos personales

1. OBJETIVO:
   La presente política tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S o cuyo tratamiento ha sido encargado a SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S, en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.
   En el presente documento de la Política de Tratamiento de Datos Personales, se encontrarán los lineamientos legales e institucionales bajo los cuales SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S realiza el tratamiento de los datos, la finalidad de los mismos, los derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S.
   SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S entiende por protección de datos las medidas físicas, técnicas y jurídicas o aquellas medidas que permiten garantizar que la información de los Titulares – personas naturales ( Trabajadores de nómina o por Prestación del Servicio, proveedores, contratistas, Clientes y/o Usuarios etc…) registrados en las bases de datos de SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S, esté segura de cualquier utilización o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas, así como que su uso y conservación sea adecuado a la finalidad establecida para la recolección de los Datos Personales.
   Esta Política tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013, al Decreto 886 de 2014.
2. ALCANCE:
   La política de Tratamiento y protección de Datos Personales está dirigida a todos los que tengan o hayan tenido alguna relación con SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S a saber, Clientes, Usuarios o pacientes, Trabajadores por nomina o por prestación de servicios, proveedores, contratistas, , tanto activos como inactivos o cualquier tercero cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S.
3. OBLIGACIONES:
   Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los colaboradores, contratistas, prestadores de servicio y proveedores de SYSLAB IPS.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
   SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S, NIT 900.577-926-6 entidad prestadora de servicio de salud y asesorías empresariales, con domicilio principal en la dirección: Calle 1E #9E- 106 Quinta Oriental, Cúcuta. de la ciudad de Cúcuta, Norte de Santander, República de Colombia. Página www.syslabips.com Teléfono (607)5763379 – 314 4280081 en la ciudad de Cúcuta,
5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará SYSLAB IPS con la información personal será el siguiente:

• Recolección de información en seguimiento de historial clínico ocupacional de los usuarios independientes. Prestadores de servicio y solicitudes de empresas que gestionan una aprobación en ejecución de exámenes médicos.
• Recolección de imagen para evidencia fotográfica en asistencia al examen ocupacional agendado por solicitud de las empresas usuarias o personal independiente; para procedimientos análogos y/o digitales a la fotografía, en registro de historial clínico.
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objetivo social y misional de la IPS en el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información de forma comercial, trabajador o prestacional de un servicio.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos como Email, WhatsApp, mensajes de texto o chat, llamadas telefónicas, para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
• Contactar al Titular a través de Email, WhatsApp, mensajes de texto o medio telefónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
• La información circula principalmente al interior de las diferentes áreas de la Institución mediante los sistemas de información, correos electrónicos y archivos de Excel que se comparten. También se transfieren datos a el Instituto Departamental de Salud, secretaria Municipal de Salud y cualquier otra entidad judicial que así lo requiriera para algún proceso jurídico.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por SYSLAB IPS con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
• Registro de información visual de cada una de las partes interesadas personal con contenido de grabaciones por cámaras de seguridad y fotos tomadas para adopción de medidas de seguridad y de identificación de los colaboradores. Esta base de datos es de uso exclusivo de SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto. Adicionalmente se utiliza para darle los usos generales establecidos en el aparte 10 de la presente política. No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros. No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en esta Política.
• Los datos e información pertenecientes a nuestro historial; no tienen cavidad a generar compartimiento o colaboración con ninguna otra entidad para promociones o ventas de ningún tipo; solo en caso de ser autorizado por el mismo titular de la información, la cual debe ser transmitida a la IPS de forma escrita con la automación de cada uno de los integrantes de esa respectiva base de datos.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Para los efectos del manejo de los Datos Sensibles, SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S ha obtenido la correspondiente autorización de los Titulares cuya información reposa en sus Bases de Datos y obtendrá la autorización de manera previa, siempre que se trate de nuevos datos.
Para el tratamiento de los datos sensibles SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S ha cumplido con las siguientes obligaciones:

• Informó al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no estaba obligado a autorizar su tratamiento.
• Informó al Titular cuáles de los datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
• SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S no condiciona ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.
• Recolección de información y registros en historial clínico del usuario; información que solo se revelara al titular de la información con su propia solicitud previa escrita; en caso de que una entidad gubernamental en cumplimiento normativo la institución este obligada a dar a conocer esta información.
• Información de conocimiento de perfil socio demográfico recolectado en la presente estadista, será solo de uso de conocimiento general sobre la población con la que cuenta la IPS.

1. DERECHOS DE LOS TITULARES:

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos que a usted le asisten como Titular en relación con sus datos personales:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Si usted desea conocer cuáles son los canales que existen en SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S.

8. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área Administrativa Asistencial; es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos; los canales de comunicación puede ejecutarse de forma presencial con el uso del formato de quejas y reclamos G/MC/R/06-3 o puede comunicarse a nuestras líneas de comunicación al (607)5763379 – 314 4280081; ubicada en Calle 1E #9E- 106 Quinta Oriental, en la ciudad de Cúcuta o puede comunicarse de forma digital al correo gerencia@syslabips.com.co ; Para poder dar respuesta a su solicitud, siga el siguiente procedimiento:

8.1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Procedimiento para el ejercicio de los derechos como titular del dato; Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser ejercidos ante SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S por las siguientes personas:

8.1.1. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.
8.1.2. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S.
8.1.3. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación ante SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S de la representación o apoderamiento.
8.1.4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, podrá utilizar ante SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

8.2. Procedimiento para Consultas:

8.2.1. Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las base de datos de SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S.
8.2.2. SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S como Responsable y/o Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del Titular.
8.2.3. La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S y en especial a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el capítulo 17 de la presente Política.
8.2.4. La consulta será atendida por SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
8.2.5. Cuando no fuere posible para SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.2.6. Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices establecidas en ésta Política que motiven nuevas consultas.
8.2.7. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S podrá cobrar al Titular los gastos de envío, y reproducción.

8.3. Procedimiento para Reclamos:

Los Titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra contenida en las bases de datos de SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S como Responsable y/o Encargada del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

8.3.1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
8.3.2. Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos, o documento que lo acredite como causahabientes, representantes o apoderados.
8.3.3. El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S, y se dirigirá a la dependencia y a la persona indicada en el capítulo 17 de la presente Política.
8.3.4. Si el reclamo resulta incompleto, SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
8.3.5. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S, sin que el solicitante presente la información requerida, SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S entenderá que se ha desistido del reclamo.
8.3.6. En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
8.3.7. Una vez SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
8.3.8. El término máximo para atender el reclamo por parte de SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
8.3.9. Cuando no fuere posible para SEGURIDAD Y SALUD LABORAL INTEGRAL IPS S.A.S atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 mayo de 2025.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información. Se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

En consideración a la condición de IPS se mantendrán y conservarán durante el tiempo que el titular de los datos personales permanezca vigente en la empresa según a la bese de datos perteneciente; correspondiente a normatividad en ámbito laboral serán 20 años más según lo descrito en la normatividad legal vigente en materia de seguridad y salud en el trabajo decreto 1072 del 2015..

SYSLAB IPS